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5 conseils pour bien gérer votre projet de déménagement d’entreprise -
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5 conseils pour bien gérer votre projet de déménagement d’entreprise

22 October 2018

Au moment de déménager, beaucoup d’entreprises font l’erreur de penser que cette opération peut tenir dans un délai « restreint » de 6 mois. Il est pourtant impossible de gérer efficacement un déménagement en s’y prenant au dernier moment…

De la recherche des nouveaux locaux, à la remise en place opérationnelle des espaces de travail, un déménagement d’entreprise prend de 18 à 24 mois en moyenne. Mais, s’il est géré efficacement, il peut être l’occasion de répondre à 5 enjeux clés que rencontre chaque entreprise :

  • Optimiser les conditions de travail
  • Renforcer le bien-être des collaborateurs
  • Remettre à plat les modèles d’organisation et de management
  • Réduire ou rationaliser ses coûts immobiliers
  • Améliorer son image et sa notoriété

Découvrez nos 5 conseils pour bien anticiper le déménagement de votre entreprise et limiter les risques financiers et organisationnels associés.

Conseil n°1 – Impliquez l’ensemble de vos collaborateurs

Un déménagement est souvent une source de stress. En effet, cela va nécessairement engendrer de nombreux changements pour vos collaborateurs, tant dans leur vie professionnelle que pour leur organisation personnelle (impact sur le temps de transport par exemple). Par conséquent, il est primordial de prendre en compte les ressentis, les questions et les requêtes de chacun.

La gestion sociale d’un déménagement d’entreprise se compose de deux volets fondamentaux :

  • La communication interne auprès des salariés et des représentants du personnel, le cas échéant, est indispensable et doit être anticipée. Le calendrier de communication doit s’adapter aux enjeux et aux échéances spécifiques de votre entreprise (les informations confidentielles devront bien évidemment le rester), tout en favorisant un climat serein et apaisé. En effet, le stress et le manque d’informations favorisent la propagation de rumeurs au sein de vos équipes. Ainsi, informer régulièrement vos collaborateurs les rassurera et leur permettra d’envisager plus sereinement le futur déménagement.
  • Le management représente un relais indispensable entre la direction et les collaborateurs, pour favoriser une transmission optimale des informations et amortir les conflits potentiels. Les managers auront pour rôle de :
  • Recueillir les besoins de chacun
  • Faire remonter les différentes questions et préoccupations
  • Veiller à ce que chacun ait connaissance des informations qui le concernent

Conseil n°2 – Gérez avec soin les démarches d’entrée et de sortie

Modifier votre contrat d’assurance, respecter le délai de préavis, envoyer une notification de congé par acte d’huissier ou par lettre recommandée, effectuer l’immatriculation de votre société auprès de la préfecture, prévenir la sécurité sociale, l’URSSAF, la caisse de retraite, le Centre des impôts… Il y a de quoi se perdre dans cet enchevêtrement de démarches administratives. Pourtant, un manquement peut coûter cher à votre entreprise.

Pour mieux vous y retrouver, n’hésitez pas à construire un calendrier détaillant précisément :

  • Les deadlines à respecter
  • Les délais de réalisation (indicatifs ou réels, en fonction des informations à votre disposition)
  • Les pièces constituant chaque dossier
  • Les instances à contacter

Vous pourrez ainsi mieux visualiser vos priorités, anticiper les tâches les plus chronophages, et éviter les imprévus, sources de stress et de tension.

Cette étape vous permettra de traiter au mieux votre sortie des locaux. Il convient de gérer ce projet avec votre bailleur, en échangeant avec lui au plus tôt (idéalement 12 mois avant votre départ). Les enjeux financiers sont importants.

Conseil n°3 – Assurez la pérennité de votre activité

Un déménagement ne doit évidemment pas nuire à la productivité de votre entreprise. Outre les éventuels changements relatifs à l’organisation du travail, déménager aura nécessairement un impact sur l’activité, qu’il faut prévoir.

La date du déménagement est un élément-clé à prendre en compte, tant pour l’entrée dans vos nouveaux locaux que pour la sortie des anciens. S’il faut se laisser le temps d’effectuer les différentes démarches administratives, il vaut aussi mieux éviter que le changement de locaux se déroule pendant une phase de forte activité ou la période précédant immédiatement ce pic d’activité. Dans de nombreux cas, c’est la fin du bail qui détermine la date du déménagement.

Une fois la date du déménagement fixée, vous devrez adapter l’activité en fonction. Il faudra par exemple éviter de vous engager sur un gros projet, qui nécessite une forte mobilisation des équipes à cette période. Anticipez également l’investissement en ressources internes nécessaire à l’organisation du déménagement et à son pilotage (phases administratives, choix du prestataire, définition du calendrier de projet…).

Il peut aussi être intéressant de prévenir vos clients en amont. Cela sera l’occasion de communiquer autour de votre activité et d’anticiper d’éventuels retards dans les livraisons, les paiements ou les réponses aux emails, tout en les rassurant. Comme le dit l’adage : « mieux vaut prévenir que guérir ».

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Conseil n°4 – Alternez vision de long terme et zoom sur des détails

Organiser un déménagement demande un investissement de 150%. Vous devez penser à de nombreuses choses très différentes et primordiales pour assurer la pérennité de votre activité : deadlines administratives, suivi des commandes, éventuels travaux d’entrée et de sortie de bail… Au milieu de tout cela, des tâches dites secondaires peuvent être oubliées :

  • La remise en état des locaux que l’on quitte, compte tenu du bail signé et de ses annexes
  • La migration des lignes téléphoniques
  • Le suivi du courrier vers votre nouvelle adresse
  • Le transfert des factures
  • La modification des informations de contact sur votre site ou votre page Google Entreprise

Ces oublis pourraient vous porter préjudice par la suite, en vous faisant prendre du retard sur votre planning et en ralentissant la reprise de votre activité normale.

Conseil n°5 – Organisez l’entrée dans vos nouveaux locaux

Un déménagement ne s’arrête pas au moment où l’ensemble des meubles et des cartons ont été transférés dans vos nouveaux locaux. En effet, il est important de préparer la suite, afin d’assurer une transition efficace pour tous.

D’abord, avant de faire vos cartons, il peut être utile de faire le tri parmi vos dossiers et d’inciter l’ensemble de vos collaborateurs à faire de même, lors de l’organisation de “cleaning days” par exemple. Cela vous permettra de vous débarrasser de ce qui n’est plus nécessaire, pour repartir sur de bonnes bases. Cela sera aussi l’occasion de vous alléger, pour un déménagement plus économique.

Pour rassurer vos salariés, et leur permettre de mieux se projeter dans l’avenir de l’entreprise, prévoyez de leur faire visiter les nouveaux locaux avant l’emménagement. Une fois que celui-ci sera effectué, n’hésitez pas à organiser leur accueil, autour d’un petit déjeuner, voire d’une soirée d’inauguration par exemple.

Ne pas anticiper les implications stratégiques, sociales et administratives d’un déménagement génère des coûts supplémentaires et une perte de temps critique pour l’entreprise. Etablir un plan de projet permet de séquencer les étapes cruciales et de fixer les besoins, pour vous organiser efficacement. Ce retroplanning détaillé peut, selon vos besoins, regrouper l’ensemble des tâches, classées en fonction de leur délai d’organisation, ou être divisé en thématiques (administratif, logistique, gestion des ressources humaines…)

Si vous souhaitez en savoir davantage sur le déménagement d’entreprise, n’hésitez pas à télécharger cet ebook sur les 3 clés pour rendre son déménagement d’entreprise simplissime dans lequel vous découvrirez comment :

  • Placer les risques potentiels sous contrôle grâce à un calendrier maitrisé
  • Prendre en compte les coûts cachés grâce à un budget complet et précis
  • Optimiser vos coûts en repensant votre modèle de fonctionnement

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Comme vous l’avez vu, déménager constitue un véritable projet d’entreprises, mobilisateur de nombreuses ressources dans la durée. Afin de coordonner toutes les opérations logistiques et de prendre en considération l’ensemble des enjeux de l’entreprise, il est préférable de faire appel à un professionnel de la mobilité. Cela permet d’éviter le stress et d’alléger votre charge de travail, pour que vous puissiez vous concentrer sur votre activité et votre croissance.

La priorité des équipes du Majordome des Lieux de Vie est de répondre aux besoins spécifiques de ses clients, et de faire attention aux hommes et aux femmes. Notre expertise nous permet de vous accompagner dans un double projet : emménager dans de nouveaux locaux optimisés et conviviaux pour vos collaborateurs, et restituer les anciens en favorisant vos intérêts. 

Topics:
  • Mobilité