Travail à distance : comment s’organise le télétravail à domicile pour les entreprises ?

by Fév 9, 2021Transfert

Le virus de la Covid-19 se propage à travers les surfaces et objets que nous utilisons. Le lieu de travail devient donc une source potentielle de contamination, poussant ainsi le développement du travail à distance dans les entreprises. En effet, moins il y a de salariés en même temps dans les locaux, moins le risque de contamination est élevé. Et même si les employeurs désinfectent régulièrement les locaux, aèrent fréquemment les bureaux, limitent les déplacements non essentiels ou encore fournissent tous les équipements d’hygiène appropriés, ils doivent en parallèle développer le télétravail au domicile des salariés.

Le télétravail se fait donc une place de manière rapide (et forcée) dans le monde professionnel, obligeant ainsi les entreprises à s’organiser ou se réorganiser. Alors comment font-elles pour s’adapter ce nouveau fonctionnement ?

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Quels équipements les entreprises doivent fournir aux salariés pour permettre le télétravail à domicile ?

Tout d’abord, lorsque le télétravail est instauré dans une entreprise, il est primordial de déterminer quels sont les activités professionnelles possibles à distance.

Ensuite, pour les collaborateurs dont il convient de télétravailler, le cadre de travail à domicile doit être défini : quels sont les risques ? L’environnement général est-il bruyant ? Une issue de secours est-elle présente ? Le télétravail accroît-il un risque de violences domestiques ? Etc. Même si le travail ne se passe pas dans les locaux de l’entreprise, l’employeur doit s’assurer que les espaces de travail sont adaptés au domicile de son collaborateur.

Enfin, dans un troisième temps, l’employeur doit fournir l’équipement nécessaire pour travailler à distance. Généralement, l’équipement est le même que celui utilisé sur le lieu de travail : ordinateur portable, souris (ergonomique pour certaines personnes), écrans (avec confort visuel), clavier, casque audio, imprimante, téléphone portable, une chaise ergonomique comme au bureau, etc. Sans équipement adéquat, le télétravail ne peut être mis en place. Le bien-être des salariés doit être une priorité pour les entreprises.

Par ailleurs, les employeurs ne peuvent imposer à leurs salariés d’utiliser leur matériel privé à des fins professionnelles. L’entreprise est tenue de fournir tout le matériel nécessaire, notamment afin d’assurer la sécurité de ses données. Les informations doivent pouvoir être transmises en toute sécurité et cela dans l’intérêt de la survie de l’entreprise.

Si l’employeur fourni des équipements inconnus à ses salariés, il doit s’assurer que ceux-ci possèdent toutes les compétences requises, afin de les utiliser en toute autonomie. Des formations en ligne sont possibles.

 

Quelles méthodes de communication faut-il mettre en place pour le travail à distance ?

Tout d’abord, puisque le télétravail s’effectue au domicile du salarié, la base est de s’assurer qu’il dispose d’une bonne connexion internet. Sans cela, il sera difficile d’accéder aux réunions en visio ou d’envoyer des fichiers volumineux.

Ensuite, l’employeur doit veiller à soutenir constamment ses collaborateurs pendant leurs heures de travail. Tous les modes de contact doivent être actifs (messagerie instantanée, email, téléphone, etc.) et des bilans / points d’étape réguliers sont conseillés. Zoom et Teams sont d’excellents outils pour réaliser des réunions en visioconférence. Il est d’ailleurs conseillé d’inciter les collaborateurs à activer leur caméra, afin de maintenir un lien « humain » à travers les outils virtuels.

Slack, Teams sont également des messageries instantanées utiles et Trello, un outil de planification des tâches et d’organisation, est très efficace.

Ces outils ne remplaceront jamais le lien réel qu’il existe en société mais il peut largement amoindrir la sensation de distance pour les équipes.

Il est aussi important de prévoir une assistance informatique dans le cas où un ordinateur tombe en panne, un dysfonctionnement logiciel intervient, etc.

Enfin, il est fortement recommandé d’organiser le travail à distance de telle sorte que les salariés puissent faire des pauses régulières. La vie professionnelle ne doit également pas interférer dans la sphère privée, même si le lieu professionnel transporté à son domicile brouille les frontières.

Comment les entreprises peuvent-elles rendre le télétravail à domicile plus agréable pour leurs collaborateurs ?

Pour rendre le travail à distance plus agréable pour leurs collaborateurs, les entreprises peuvent proposer des moments de détente online. Par exemple, une mise en avant des talents de chacun peut être faite à travers des ateliers récréatifs. Un salarié sait jouer de la guitare et un autre sait chanter ? Pourquoi ne pas proposer l’organisation d’un petit concert sur le temps d’une pause collective ? Cela valorisera également vos collaborateurs.

Les employeurs peuvent aussi déployer des services afin d’alléger le quotidien : prise en charge de l’organisation d’un changement de fournisseur internet, de la venue d’une aide-ménagère, d’un pressing à domicile, la livraison de mobilier, le changement du pc, etc. Ces services, qui peuvent sembler coûteux à une entreprise à première vue, sont pourtant source d’un gain de productivité pour les salariés.

Un salarié heureux est un salarié productif. Chez le Majordome des Lieux de Vie, nous pouvons vous aider à mettre en place ces services, qui vous différencieront de vos concurrents et inciteront vos collaborateurs à rester auprès de vous.

Pour en savoir plus sur l’organisation du télétravail dans le respect des normes sanitaires, voici le lien du site du Gouvernement.

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