Déménagement d’entreprise : ne négligez plus la restitution des locaux !

03 janvier 2019

La question du déménagement est un enjeu qui concerne, tôt ou tard, n’importe quelle entreprise, quelle que soit sa taille ou son secteur d’activité. Or, on oublie trop souvent qu’il faut être en capacité de traiter à la fois l’emménagement et la sortie des locaux, qui n’est pas moins coûteux… Surtout si vous n’aviez pas pris le temps de négocier votre bail au moment de sa signature ! Dans ce cas, vous devrez certainement remettre l’ensemble des bureaux à neuf. Au coût d’aménagement s’ajoute donc le coût de restitution…

Pour garantir un climat serein lors de cette étape critique de l’emménagement, il faut éviter à tout prix de travailler dans la précipitation afin de réfléchir, comparer et négocier les termes du bail, comme les devis. Dans cet article, retrouvez nos conseils pour gérer au mieux la restitution de vos locaux et l’emménagement dans vos nouveaux locaux.

 

Avoir constamment un maitre-mot en tête : l’anticipation

Trouver des locaux, négocier et signer un bail prend du temps. Cela surprend parfois, mais nous conseillons de prévoir 18 à 24 mois pour préparer au mieux un déménagement d’entreprise. Pourtant, il n’est pas rare que la décision de quitter ses locaux soit prise tardivement ou hâtivement. Les raisons peuvent être multiples :

  • lassitude vis-à-vis de bureaux vétustes ou peu fonctionnels,
  • empressement à s’installer dans un nouveau lieu,
  • volonté de répondre au plus vite à un changement d’activité ou d’organisation,
  • etc.

Il n’est toutefois pas dans votre intérêt d’être pressé par le temps : cela risque de limiter votre pouvoir de négociation face à vos interlocuteurs, quels qu’ils soient. Or, nombreuses sont les causes de ralentissement dans ce genre de situation : démarches administratives qui prennent du temps, émergence d’autres enjeux prioritaires, objectifs contradictoires…

 

Établir une relation de confiance avec les interlocuteurs appropriés

Le premier interlocuteur extérieur concerné est évidemment votre bailleur. Il est primordial d’échanger avec lui de manière transparente, afin de prendre en compte les attentes et les besoins de chacun. Cela pourra éviter des tensions, qui ne feraient que ralentir votre projet. Un terrain d’entente peut très certainement être trouvé, à condition d’avoir balisé, dès le départ et au fil du temps, les conditions d’arrivée, mais aussi de départ.

Dans le cas d’un déménagement d’entreprise, il n’est pas rare que les entreprises désirent être accompagnées. Faire appel à un agent immobilier, aussi bienveillant soit-il, n’est toutefois pas toujours une solution satisfaisante du fait de factures d’honoraires souvent indigestes.

 

Penser à la restitution des locaux avant même la signature du bail

Un nouveau projet immobilier, et avec lui la perspective de changer d’environnement de travail, est souvent un sujet d’avenir enthousiasmant. Mais, au risque de passer pour des rabat-joie, cet enthousiasme ne doit pas vous faire perdre raison et lucidité !

Avant de vous engager, vous devrez veiller à quelques points d’attention importants. Il vous faudra évidemment prendre le temps de comparer les offres, afin de choisir celle qui sera la plus adaptée à vos enjeux, au meilleur rapport qualité-prix. Mais ce n’est pas tout. Alors même que votre emménagement n’aura pas encore eu lieu, il vous faudra penser au moment où vous souhaiterez quitter les lieux, et pour cela :

  • convenir des termes de la restitution de vos futurs locaux
  • réfléchir aux nouveaux aménagements que vous souhaitez réaliser et que le bailleur sera susceptible de vouloir conserver

 

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Constituer un dossier complet au fil de l’eau

Pour bien gérer la sortie d’un bail, il est primordial de se munir de différents documents :

  • Le Bail et TOUS ses avenants
  • Le plan du bail initial et le plan de l’existant informatisé
  • La copie des accords du bailleur sur les travaux preneurs
  • La copie des avenants de cession de la propriété des travaux preneurs au bailleur, utile lors du premier emménagement
  • Les diagnostics amiante et plomb
  • Le dossier technique amiante
  • La fiche de sécurité de l’immeuble
  • La catégorie de l’immeuble
  • La copie des dernières factures des concessionnaires pour résilier tous les contrats avec une date de sortie. N’oubliez pas également de demander à votre bailleur s’il souhaite reprendre les contrats.
  • Une copie des taxes, notamment la taxe de radio communication : qui est propriétaire des fréquences, est-ce le bailleur ou le locataire ?
  • Une copie de TOUS les contrats d’entretien maintenance… Tous ! Car ce qui n’a jamais été fait mais qui est inscrit au contrat peut alléger la provision de sortie. Pour cela, n’hésitez pas à entreprendre des négociations avec l’exploitant, qui pourra prendre en charge une partie du risque et des coûts.
  • Une copie du rapport périodique des risques majeurs réglementaires (hygiène, courant fort, incendie…) Cela permettra au bailleur de vérifier que le preneur a été un bon gestionnaire.

 

Déterminer clairement les enjeux des travaux

Pour négocier avec votre bailleur la restitution des locaux, il faut avoir étudié et déterminé clairement les enjeux techniques, juridiques et financiers. Vous devez donc envisager de mener concrètement les travaux de restitution. Vous pourrez alors décider en pleine conscience de négocier ou de faire les travaux.

Nous vous proposons de suivre la méthodologie suivante :

1/ Analyser l’existant

Étudiez le périmètre de l’existant, les contraintes et les risques identifiés du bail. Vous pouvez vous renseigner sur votre bailleur, pour apprécier sa situation financière, juridique et fiscale.

Vous devrez également identifier les contraintes de sécurité, et connaître précisément la méthodologie de sortie des locaux et des sites.

2/ Définir une date de sortie prévisionnelle

N’oubliez pas de spécifier la date de fin de bail et la date de sortie des occupants, qui peuvent être différentes.

3/ Faire signer un accord de confidentialité à votre bailleur

4/ Auditer les infrastructures informatiques

Cela vous permettra d’éliminer tout risque de piratage.

5/ Faire des cleaning days en amont

Tout ce que vous pourrez évacuer des locaux avant la date de sortie officielle représente un allégement de la charge de travail in fine.

6/ Préparer la check list des dénonciations

N’attendez pas le dernier jour du préavis pour le faire… Il y a toujours un risque !

7/ Analyser les avoisinants et leurs activités

Existe-t-il des risques particuliers ou des horaires à respecter : sortie d’école, plan Vigipirate, zone de livraison…

8/ Désigner le bureau de contrôle et le coordinateur SPS

9/ Préparer un dossier Sécurité

10/ Prévoir un kick off de lancement de chantier

Ce sera l’occasion de réunir tous les responsables d’exploitation de l’immeuble et de réaliser les visites d’inspection commune. L’exploitant devra accompagner et consigner

11/ Évaluer avec précision les travaux à faire

Du déménagement des locaux à la vente éventuelle du mobilier et des équipements informatiques, en passant par le transport des cartons et au recyclage de certains équipements, veillez à ne rien oublier.

Prendre le temps de construire un projet réfléchi et solide vous garantit une meilleure efficacité sur le long terme, et une meilleure gestion de vos dépenses.

Chez le Majordome des Lieux de Vie, nous savons que nombreux sont les dirigeants à gérer l’argent de leur entreprise avec la même minutie que le leur. C’est pour cela que nous vous proposons de changer de manière de gérer un projet immobilier. En recueillant le plus d’informations utiles et en échangeant avec les parties prenantes, nous prenons le temps de co-construire une démarche réfléchie et cohérente.

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Si vous souhaitez vous consacrer entièrement à l’avenir et à votre seul projet d’emménagement, n’hésitez pas à nous contacter. Nous nous ferons une joie de nous charger, pour vous, de vos projets d’emménagement comme de restitution de vos locaux.

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